Нормативна база

УКРАЇНА

ВІДДІЛ ОСВІТИ, КУЛЬТУРИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ

ДЕЛЯТИНСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ

ОБ’ЄДНАНОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ

НАКАЗ

04.10.2018р. №117

Про призначення відповідального за ведення архівного фонду та затвердження Положення про архівний фонд у відділі освіти, культури, молоді та спорту

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» з метою належного зберігання ділової документації відділу освіти, культури, молоді та спорту Делятинської селищної ради об'єднаної територіальної громади

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про архівний фонд у відділі освіти, культури, молоді та спорту Делятинської селищної ради об'єднаної територіальної громади (додається).

2. Призначити відповідальним за ведення архівного фонду Руснак Марію Романівну, документознавця.

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Начальник Михайло Гаврилюк

З наказом ознайомлена:__________________Руснак М.Р.

Затверджено

наказ начальника відділу освіти,

культури, молоді та спорту

Делятинської селищної ради ОТГ

від 04.10.2018р. №117

Положення про архівний фонд

відділу освіти, культури, молоді та спорту Делятинської селищної ради об'єднаної територіальної громади

1.Згідно з Законом «Про Національний архівний фонд та архівні установи» органи Державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства,установи та організації (далі - організації)створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів,що нагромадилися за час їх діяльності,використання відомостей,що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Відповідальним за архівний фонд призначено документознавця Відділу.

3.У своїй діяльності архівний фонд керується Конституцією і законами України, актами та основними правилами роботи відомчих архівів. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується наказами Державного комітету архівів України ( далі –Держкомархів) та Держкомархіву Івано-Франківської області.

4. Відповідальний за архівний фонд працює відповідно до річного плану, який затверджує начальник Відділу, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов’язків відповідального за архівний фонд визначається посадовою інструкцією, яка затверджується начальником Відділу.

6. Основними завданнями відповідального за архів є:

- приймання та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

- контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у Відділі;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ Відділу,перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертній комісії Відділу, описів справ з особового складу працівників Відділу та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду.

7. Для виконання покладених завдань відповідальному за архів надається право:

- вимагати передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- давати рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

- запитувати відомості, необхідні для роботи;

- інформувати начальника Відділу про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданні нарад,які проводяться в Відділі, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Порядок взаємодії відповідального за архів з працівниками визначається начальником Відділу. Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву входять:

- закінчені у поточному діловодстві документи з паперовою основою,тривалого(понад 10 років)зберігання;

- електронні документи створені Відділом або одержані ним на законних підставах;

- особові архівні фонди працівників;

- документи з різними видами носіїв інформації;

- друковані видання,що доповнюють архівні документи і необхідні для інформаційно-довідкової роботи архіву;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архіві Відділу окремо.

10. Науково-технічна документація передається до архіву Відділу у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву Відділу одразу після завершення їх виробництва.

Електронн ідокументи передаються до архіву Відділу відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архів не зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиці ї України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиці ї України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

11.Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві Відділу:

- для районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій -10 років;

- для записів актів громадського стану, документів з особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ -75 років;

- для науково-технічної документації -25 років;

- для електронних документів-5 років після виготовлення.

Терміни тимчасового зберігання документів у архіві можуть бути змінені з дозволу Державного архіву області, до якої зазначені документи надходять на постійне зберігання.

Відповідальна за архівний фонд М.Р.Руснак

https://rada.info/upload/users_files/41950714/fd9b3fc88b44e412e46af496069da43f.doc

https://rada.info/upload/users_files/41950714/a6a8a7503057331def162c204396bd81.doc

https://rada.info/upload/users_files/41950714/8116467758404f2bdffe107aba6097be.docx

https://rada.info/upload/users_files/41950714/4e123265c3f206af41af57af025d1c56.docx